• Prérequis
• Utilisateur Digdash / utilisateur Alfresco
• Création d’un nouveau serveur de documents Alfresco
• Configuration serveur
  • Identifiants (Nom / Mot de passe)
  • URL
  • Chemin (Chemin des documents de l'utilisateur)
  • Exploration des sous-dossiers
  • Droits d'accès (limités)
• Actions possibles
  • Recherche par mots-clés
  • Téléchargement
  • Dépôt de documents
  • Édition de documents
    • Mise à jour du contenu
    • Renommage
  • Suppression

Prérequis

• Un serveur Alfresco (les développements et tests ont été effectués avec la version Community) (gratuite) d’Alfresco
• Les identifiants de l’administrateur Alfresco (pour la configuration serveur)
• La connaissance (non poussée) de l’arborescence Alfresco (pour la configuration serveur)
• La création d’un ou de plusieurs utilisateurs Alfresco avec les mêmes noms utilisateurs définis dans Digdash

Utilisateur Digdash / utilisateur Alfresco

Nous supposons dans ce document que l’utilisateur connecté Digdash existe également dans Alfresco avec le même nom d’utilisateur (login).

Création d’un nouveau serveur de documents Alfresco

DigDash Enterprise vous permet de récupérer des fichiers stockés sur un compte Alfresco.

• Via le Studio Digdash

Pour créer un nouveau serveur de documents Alfresco dans le Studio Digdash :

Capture : Création d’un nouveau serveur de documents Alfresco

• Via le navigateur

Capture : Accès au gestionnaire de documents via le navigateur

Configuration serveur

• Via le Studio Digdash

Capture écran : Configuration serveur pour Alfresco via le Studio

• Via le navigateur

Capture écran : Configuration serveur pour Alfresco via le navigateur

Identifiants (Nom / Mot de passe)

L’utilisateur connecté Digdash (quel qu’il soit) sera toujours connecté au serveur Alfresco selon les identifiants admin.

URL

Préciser l’adresse du serveur Alfresco et le numéro du port si besoin.

Chemin (Chemin des documents de l'utilisateur)

Le chemin pour effectuer les actions (définies dans la suite) est à préciser de la manière suivante :

Site/Container/Uploaddirectory

Site et Container sont obligatoires

Uploaddirectory est optionnel

Tableau : modèle du chemin Alfresco pour effectuer les actions

Exemple : 

Capture : Exemple d’arborescence Alfresco pour un site exemple (site nommé “swsdp”)

Soit le chemin suivant : swsdp/documentLibrary/test/retest

Tableau : Chemin vers un site Alfresco par exemple

Exploration des sous-dossiers

Vous avez la possibilité de limiter le niveau d’exploration à partir de votre chemin de documents.

Par défaut, la recherche de documents s’effectue de manière récursive et va explorer tous les sous-dossiers.

Tableau pour l’exploration des documents pour le connecteur Alfresco

Droits d'accès (limités)

Bien qu’en permanence connecté en tant qu’Admin sur le serveur Alfresco, nous avons décidé de restreindre les droits de l’utilisateur (autre qu’Admin) jusqu’à un certain point en suivant les exigences d’Alfresco. 

Tableau : Rôle et permissions pour les documents côté Alfresco

Ainsi, un visiteur (utilisateur non invité sur le site, Consumer dans Alfresco) ne se verra octroyer seulement des droits de lecture et téléchargement.

Nous avons arbitrairement choisi de ne pas restreindre les droits (côté Alfresco) quant aux actions qui ne seraient possibles que si l’utilisateur connecté Digdash était créateur du document (Cases oranges).

Actions possibles

*Selon les règles et dans le répertoire indiqué dans la configuration serveur Alfresco

Recherche par mots-clés

Capture : Barre de recherche de documents par mots-clés

L’utilisateur connecté Digdash pourra rechercher des documents dans le répertoire indiqué dans le serveur ET les répertoires enfants en indiquant des mots clés dans la barre de recherche de manière récursive.

Si le champ de recherche est vide alors « * » est appliqué (tous les documents du répertoire ET des répertoires enfants seront affichés de façon récursive).

Téléchargement

Capture : Icône de téléchargement

C’est une action de base. Chaque utilisateur connecté Digdash est autorisé au minimum au droit de lecture sur n’importe quel site dans Alfresco, notamment celui indiqué dans la configuration serveur.

Le téléchargement est possible via l’icône .

Dépôt de documents

Capture : Dépôt de document dans le serveur de documents Alfresco

Selon le rôle de l’utilisateur courant Digdash dans Alfresco, il lui est permis de déposer des documents dans le répertoire indiqué dans la configuration serveur Alfresco (Voir Tableau : Rôle et permissions pour les documents côté Alfresco).

Trois options sont disponibles :

• Choisissez un fichier local : cliquez sur Parcourir... pour sélectionner le fichier à ajouter. Cliquez sur OK. La boîte Ouvrir s'affiche
• Entrer une URL : Entrez l'URL de votre document. Si la case Ajouter uniquement le lien URL au serveur de documents est décochée, le contenu pointé par l'URL est téléchargé une seule fois vers le serveur de documents. Si la case Ajouter uniquement le lien URL au serveur de documents est cochée, le contenu pointé par l'URL est téléchargé par le serveur à chaque fois qu'il en a besoin (pour une source de données ou sur demande d'un utilisateur). Dans ce dernier cas, l'URL doit être accessible par le serveur. Vous pouvez aussi insérer des variables utilisateur dans l'URL (${user.uid}... voir documentation). Vous pouvez utiliser une URL "file://", mais dans ce cas le mode Ajouter uniquement le lien URL au serveur de documents est forcé. L'URL "file://" doit être un fichier sur un disque du serveur. Le nom du lien doit se terminer par l'extension propre au type de fichier ajouté (.csv, .html...).
• Créez un nouveau lien : Créez un nouveau lien vers un document sur le serveur : Le fichier pointé est le dernier document (dans l'ordre alphabétique) correspondant au lien. Par exemple, un lien « document*.csv » pointera vers le dernier fichier CSV commençant par « document ».

Pour aller encore plus loin : (version v1 de cette fonctionnalité) :

Édition de documents

Capture : Mise à jour de documents (renommage et mise à jour de contenu)

L’action est possible via l’icône .

Selon le rôle de l’utilisateur courant Digdash dans Alfresco, il lui est permis de modifier les documents sur lesquels il a un droit d’édition (voir tableau). Il peut s’agir des actions suivantes.

Mise à jour du contenu

L’utilisateur ayant les droits a la possibilité de mettre à jour le contenu d’un document existant en choisissant un fichier depuis son système. 

S’il n’a pas le droit, un message indiquera que la mise à jour n’aura pu être effectuée.

Renommage

L’utilisateur ayant les droits a la possibilité de renommer un document. Il précisera dans le champ prévu à cet effet le nouveau nom à donner au document sans extension.

S’il n’a pas le droit, un message indiquera que la mise à jour n’aura pu être effectuée.

Suppression

L’utilisateur ayant les droits a la possibilité de supprimer un (ou des) document(s) existant(s) dans le chemin de la configuration serveur Alfresco.

Si l’utilisateur souhaite supprimer plusieurs documents, il pourra les sélectionner grâce aux check box.

L’action est possible via l’icône  .

S’il n’a pas le droit, un message indiquera que la suppression n’aura pu être effectuée.